Av-Sector Oy, taustatietoa av-urakoinnista

TIETOA AV-URAKOINNISTA - MIHIN ON VARAUDUTTAVA

A. Yleistä
Av-laitehankinnoissa voidaan puhua "laitekaupasta" ja "urakoinnista". "Laitekaupassa" hankintaa useimmiten erä "irtolaitteita" tai yksittäinen pienehkö laitekokonaisuus ja siihen liittyvä vähäisenä pidettävä asennuspalvelu. Pääpaino on laitteiden nopeassa ja edullisessa toimittamisessa. Av-laitemyyntiä harjoittavat ensisijaisesti av-alan erikoisliikkeet ja maahantuojat (ks. Avita ry.) sekä eräät muut, lähinnä IT-alan yritykset. "Av-urakoinnilla" tarkoitetaan lähinnä laajempien järjestelmien tai lukuisten samaan kohteeseen tulevien yksinkertaisempien järjestelmien toimittamista ja asentamista "avaimet käteen" periaatteella, koulutuksineen ja dokumentointeineen. Urakat perustuvat suunnitelmiin. Usein urakat liittyvät rakennushankkeiden toteutumiseen ja etenevät niiden aikataulun mukaan. Urakat ovat tyypillisesti kokonaisvaltaisia, sisällöltään monipuolisia - useimmiten myös pitkäaikaisia ja laajoja. Määritelmät eivät ole yksiselitteisiä. Av-urakointiin liittyy saumattomasti muita urakointialueita kuten saliäänentoisto, yleisäänentoisto, näyttämö(tekninen) valaistus ja näyttämömekaniikka. Nimitykset kuvannevat alueita riittävän tarkasti. Kaikille yhteistä on niiden urakointiluonteisuus ja toiminta rakennustyömailla. Urakoitsijoiden kontaktipintoja ovat käyttäjä- ja tilaajatahojen ohella kohteiden suunnittelijat ja muut urakoitsijat (esim. rakennus- ja sähköurakoitsijat).
Laajemmankin av-laitteiston voisi ainakin teoriassa hankkia av-urakoitsijan sijasta av-laitemyyjiltä - laitteen yhdeltä ja toisen toiselta. Yksittäisten laitteiden hinta voi näin olla halvempi, mutta kokonaisuuden integroiminen toimivaksi järjestelmäksi jää tilaajan vastuulle. Onkin parasta tehdä kokonaisvaltaisia hankintoja ja suunnitella ne huolellisesti etukäteen.	Av-hankinnan upottaminen muiden hankintojen osaksi (esim. sähköurakkaan) on huono ja onneksi yhä harvinaisempi menettely. Hinta nousee ja vastuukysymykset saattavat olla ongelmallisia. Vaikka toteutusvaihe onnistuisikin saattavat hankaluudet tulla esille, kun tarvitaan palveluita, huoltoa tai täydentäviä hankintoja.
Pitkän kokemuksen omaavilla av-laitetoimittajilla ja av-urakoitsijoilla on kokemusta av-laitteistojen lisäksi salien, koulutus-, neuvottelu- ja muiden viestintätilojen sisustus-, sähköistys- ja laiteratkaisuista (ks. av-tilojen luokitus). Av-hankinnan toteutusvaiheeseen kuuluu asennussuunnitelmien laatiminen ja tarvittaessa teknisten yksityiskohtien ratkaiseminen yhdessä kohteen muiden toimittajien ja urakoitsijoiden kanssa. Toimitukseen kuuluu myös dokumentaation laatiminen, sisäinen laadunvalvonta, käytönopastukset jne. Urakoitsijoilla on kokemusta toteutusvaiheen av-suunnittelusta. Urakoitsijan ja laitetoimittajankin on varmistettava, että hankintavaiheen neuvotteluissa lopullisen muodon saanut av-järjestelmä sopii suunnitelmien mukaisiin olosuhteisiin suotuisalla tavalla. Asentajat tarvitsevat myös selkeät työkuvat, joiden perusteella työ etenee ilman epäselvyyksiä ja sujuvasti.	Hyvään av-toimitukseen päästään av-suunnittelijan ja -urakoitsijan/laitetoimittajan yhteistyöllä. Suunnittelija on ratkaissut peruskysymykset ja saanut riittävät valmiudet huomioiduksi muihin suunnitelmiin ja urakoihin. Molempia osapuolia tarvitaan. Suunnittelijan ja urakoitsijan yhteistyö ei voi käytännössä toimia, jos suunnittelija onkin "toinen urakoitsija". Jos toteutuksen saa tehtäväkseen suunnitelmat laatinut urakoitsija on ammattitaitoisen valvonnan toteuttaminen kutakuinkin mahdotonta. Yhdistämällä ammattitaitoisen suunnittelijan ja kokeneen urakoitsijan osaaminen saadaan paras lopputulos. Jos kohteessa ei kuitenkaan ole av-suunnittelijaa on erityisen tärkeää antaa toteutus kokeneelle vastuulliselle av-urakoitsijalle tai -laitetoimittajalle (ks. Avita ry.), joka tekee sen mitä vielä on tehtävissä onnistuneeseen lopputulokseen pääsemiseksi.
B. Millainen av-urakoitsija ?
hyvä urakoitsija on keskittynyt av-laitekauppaan ja -urakointiin ja mahdollisesti myös näihin liittyviin muihin urakointialueisiin osaava ja kokenut henkilökunta - pitkä henkilökohtainen kokemus on oleellinen tekijä tarjoaa laajaa tuotevalikoimaa - myös eri maahantuojien ja valmistajien laitteita, vaikka saattaakin itse tuoda maahan osan toimittamistaan laitteista on etu, jos toimittaja huolehtii itse kaikista merkittävistä osa-alueista, esim. käyttöliittymän ja ohjausjärjestelmän ohjelmoinnista yrityksessä on asianmukainen toimintaprosessi esim. työpiirustusten laatimisessa ja työnjohdossa osaa toimia rakennusprojekteissa yhteistyössä eri alojen suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden kanssa	omaa tarvittavan mittaus- ja testauskaluston, esim. äänentoiston ja kaapeloinnin mittauksia varten hallitsee järjestelmien turvallisen asentamisen, esim. laitteiden ripustukset on järjestänyt toimivan huollon niin takuuajalle kuin sen jälkeiselle ajallekin hallitsee nykyaikaisen dokumentoinnin kouluttaa käyttäjät ja laatii käyttöohjeet omaa riittävän kapasiteetin tarjoamiensa urakoiden toteuttamiseen ja pysyy aikataulussa omaa sisäisen laadunvalvonnan, laatujärjestelmän tai laatusuunnitelman ja myös noudattaa sitä toiminnassaan

C. Tarjouksesta toteutukseen
Tarjousvaihe laitetoimittajat eivät ole yleisesti kovin laajalti tunnettuja, joten sopivien tarjoajien löytäminen voi olla pulmallista, mutta Avitan jäsenluettelo auttaa ellei käytettävissä ole konsulttia tarjousten laatimiselle kannattaa varata riittävästi aikaa erityisesti tunnettuina "ruuhka-aikoina" kannattaa pyytää tarjousta useilta toimittajilta - kaikki eivät kuitenkaan jätä tarjousta - saattaahan kapasiteetti olla jo varattu toiseen projektiin hyvä huolellisesti laadittu tarjouspyyntö = hyvät tarjoukset kannattaa noudattaa Avitan laatuohjeita (tekeillä 2007 - 2008) tarjouksen laatiminen on aina suuri työ, kannattaa helpottaa sitä hyvällä suunnittelulla ja hyvillä tarjousasiakirjoilla tarjoajien kannattaa kiinnittää huomiota tarjouksen laatimiseen - puutteellisuus voi antaa huonon kuvan yrityksen toiminnasta, pahimmassa tapauksessa tarjous voidaan hylätä muotoseikkojen vuoksi reippaasti liian kallis hinta on yleisin syy ettei tarjousta hyväksytä tai ettei edes pääse neuvotteluun liian kalliiseen hintaan voivat johtaa tarjouspyynnön epäselvyyksien lisäksi kiireen synnyttämät suoranaiset virheet tai puutteellinen taustatyö esim. "päivän hintojen selvittämisessä" tilaaja harkitsee aina tarjouksia vertaillessaan "miksi maksaisin tästä näin paljon enemmän" Hankintavaiheen neuvottelut, yhteydenpito useimmiten hintatekijät ratkaisevat - varsinkin, jos tarjoajat ovat saman laatuluokan toimittajia tilaajalla ei ole usein muuta tietoa tarjoajasta kuin tarjous, mahdolliset myyntihenkilön yhteydenotot - nämä ratkaisevat millainen kuva muodostuu joskus tilaajalla on taustatietoa, joka on peräisin esim. toisilta vastaavia hakkeita toteuttaneilta tahoilta tarjousten asiantunteva vertailu on avainasemassa - ovatko tarjouspyynnön mukaisia ja onko sisällöissä oleellisia eroja, arviot pitää dokumentoida yksityiset ostajat kutsuvat hankintavaiheen neuvotteluihin edullisimmat tarjoajat, julkisissa hankinnoissa päätös tehdään yleensä tarjouksen perusteella ilman neuvottelukierroksia tilaajan edustajina on hyvin monenlaisia henkilöitä - on rutinoituneita ostajia, joitakin avustaa av-suunnittelija, mutta hankinnoista päättävillä on vain vähän av-hankintakokemusta Kun kauppa on sovittu tilaaja ilmoittaa ratkaisunsa valitulle ja muillekin osallistujille sopimus vahvistetaan kirjallisesti, useimmiten täytetään urakkasopimuslomake tai tehdään kaupallinen tilaus sopimuksen jälkeen urakoitsija voi käynnistää työt ja laitehankinnat julkisissa hankinnoissa on omat pelisääntönsä Av-urakan toteutusvaiheessa esille nousevia pulmia valmistajien toimituksissa urakoitsijoille odottamattomia viiveitä tai laitemallisto muuttuu kohteen aikataulu pettää liian usein - av-urakoitsija ei pääse työhönsä sovittuna aikana virheet ja puutteet suunnitelmissa tai muiden urakoitsijoiden työssä, esim. kalusteiden toimituksessa	Tyypillisiä ilmiöitä asennuspaikoilla muiden tahojen työt myöhässä lattiarasiat tavalla tai toisella epäonnistuneita valkokankaissa ja verhoissa laatuvirheitä av-asennusten aikana ei olekaan riittävän puhdasta valaistustilanteiden ohjelmointi tehty väärin, kohdevalojen suuntaus tekemättä ja valopainikkeet nimeämättä näkyville paikoille sijoitettujen pistorasiaryhmien tms. asennus epäsiisti Av-urakoitsijan toiminnassa valvottavaa asennus- ja toteutussuunnitelmat sekä käyttöliittymäehdotukset pitää tehdä ja esitellä tilaajalle ajoissa urakoitsijan on tilauksen saatuaan tarkistettava suunnitelmat ja pidettävä yhteyttä työmaalle, tilaajaan ja suunnittelijaan töiden aloittamisen viivyttely synnyttää myöhemmin sekaannuksia, lisää viivettä ja lisäkustannuksia asennustyön ja -tarvikkeiden laatu ei aina ole odotusten mukainen, esim. liitoskaapeleiden laatu (halvin vs. tunnettu merkki), kiinnityksien siisteys, laitetelineiden tukevuus, laitteiden tuuletus, kaapeloinnin ja kojeiden merkinnät, niputus ja kannatus saattavat olla liian vaatimattomia toimiiko urakoitsijan omavalvonta, laatujärjestelmä ja -suunnitelma ihan oikeasti laatujärjestelmiin liittyvää ja hankintasopimuksissa edellytetty itselleluovutus jää usein tekemään tai se osoittautuu arvottomaksi olisi pyrittävä välttämään esittämästä vastaanottotarkastettavaksi keskeneräistä toimitusta tai liikaa virheitä sisältävää järjestelmää (jolloin tarkastus on keskeytettävä ja lisäkustannuksia syntyy) käyttöliittymän toimivuus tai tyylikkyys ei aina tyydytä tilaajaa - tähän ajaudutaan, jos käyttöliittymiä ei ole esitelty tilaajalle ennalta tilanneautomatiikan tarkka määrittely etukäteen voi olla hieman hankalaa, jos (ja kuten varsin usein) käyttäjillä ei ole aikaisempaa kokemusta nykyaikaisesta av-järjestelmästä ja sen mahdollisuuksista dokumentit puuttuvat vastaanottotarkastuksessa, kaikkia pyydettyjä ja av-työselityksessä luetteloituja dokumentteja ei saada ja av-järjestelmän mittaukset ovat huonosti dokumentoituja tai tekemättä vastaanotossa puutteiksi kirjattuja asioita ei aina hoideta kuntoon sovitussa ajassa Valmistumisen jälkeen käytönopastus ja jälkitarkastukset sekä takuutarkastus pitäisi muistaa huomioida käytönopastus on jatkuva prosessi, sillä tilaajan henkilökunta saattaa vaihtua ja käyttäjiksi tulee henkilöitä, joilla ei ole käyttökoulutusta - laitteita ei osata käyttää tai niistä ei saada kaikkea hyötyä irti on hyvä varmistua etukäteen miten takuuhuolto ja huolto yleensäkin on järjestetty on varmistettava, ettei asiantuntematon laitteiston säätäminen tai muuttaminen estää laitteiston toimintaa ja synnytä "käyttäjälähtöistä vikaa" säännöllisestä huollosta on huolehdittava (esim. projektorit) mitä tehdään, jos laitetoimittaja tai urakointiyritys lopettaa toimintansa, missä ovat dokumentit, ohjelmakopiot ja huoltopalvelut ?

D. av-urakoitsijan valinta
Tilaaja valitsee tarjouspyynnön saajat julkisten hankintojen osalta useimmiten "rajoitettu menettely" eli ennakkoilmoittautumisten perusteella, aivan pienimpiä hankintoja ei tarvitse kilpailuttaa elleivät yksikön sisäiset sitä edellytä julkisissa hankinnoissa tarjoajien kelpoisuusvaatimuksista kerrotaan hankintalain 8 luvussa valtion yksiköt voivat hyödyntää Hanselin puitejärjestelyä yksityiset hankkijat toimivat oman harkintansa mukaan valitessaan toimittajaehdokkaita esim. omien aikaisempien kokemusten mukaan tai av-suunnittelijan suosituksen perusteella lähtökohtana on aina tarjoajan oma tilanne - pystyykö tarjoamaan ja onko kohde yrityksen toiminta-alueella Tarjousten arviointi tarjousten arviointiperusteet on esitettävä jo tarjouspyynnössä, julkisissa hankinnoissa tästä määrää hankintalain 62§ tarjousten vastaanottamisen jälkeen tarkastetaan ovatko tarjoukset tarjouspyynnön mukaisia, jos poikkeavat niin ovatko poikkeamat merkittäviä - julkisissa hankinnoissa poikkeavat on hylättävä mitkä ovat tarjousten merkittävimmät keskinäiset erot pyritään päättelemään mistä hintaerot johtuvat - suoranaisista virheistä, hinnoittelukäytäntöjen eroista vai tarjouspyynnön epäselvyyksistä tarkastetaan onko tarjouksien mukana vaadittu oheisinformaatio vertailun tulos ja arvioinnin yksityiskohtaiset perustelut dokumentoidaan - parhaiten tällaisen pystyy tekemään av-suunnittelija	Toimittajien arviointi julkisissa hankinnoissa toimittajien arviointi on tehtävä hankintalain mukaisesti (kelvollinen -> tarjousten käsittely voi jatkua, kelvoton -> tarjousta ei käsitellä) toimittajaa voidaan arvioida tilaajan omien kokemusten ja asiantuntijoiden käsityksen mukaan urakoitsijan laatuajattelun todellisen tilanteen arviointi toimittajan referenssit ovat tärkeitä, mutta julkisissa hankinnoissa vain osa kelpoisuusvaatimuksia ammatillisen pätevyyden osoittamisessa - ei tarjouksen valinnan peruste (perusteet 62 §) kannattaa tiedustella toimittajan aikaisempien asiakkaiden käsityksiä esim. huollon toimivuudesta, huoltopalvelu on julkisissa hankinnoissakin eräs hyväksytty tarjouksen valintaperuste toimittajayrityksen yleinen arviointi, esim. luottotiedot, tarjousten liitetiedot toimittajan aktiivisuuden ja yhteistyökykyisyyden arviointi Tarjouksen valinta julkisissa hankinnoissa valitaan hankintalain säännösten mukaan joko halvin tai kokonaistaloudellisesti halvin - hinnaltaan halvimmankin pitää olla kirjaimellisesti tarjouspyynnön mukainen, muussa tapauksessa se on hylättävä, kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteet on ilmoitettava tarjouspyynnössä yksityisissä hankinnoissa valitaan hinnan ja laadun perusteella, toimittajan toimituskyky, palvelualttius ja luotettavuus arvioidaan ja huomioidaan yksityisissä hankinnoissa yleensä neuvotellaan ja ehkä tingitäänkin, "talossa talon tavalla"

E. Tavallisia kysymyksiä tarjouskilpailujen yhteydessä ...
Kuka päättää valinnasta ? tilaaja päättää - ei suunnittelija-konsultti Hinnan vaikutus tilauksen saamiseen ? useimmiten hinta on ratkaiseva tekjiä kokonaistaloudellisesti edullisinta valittaessa hinnan painoarvo on yleensä esim. 40%, mutta silti saattaa olla ratkaiseva, kun tasavertaiset tarjoajat saavat muista seikoista samat pisteet kalleimpien tarjoajien kanssa ei yleensä yksityiselläkään puolella neuvotella, ellei kalleuteen ole jokin selkeä ja helposti "oikaistava" syy (selkeä virhe tarjouksessa) yhdistelmä kallis työhinnoittelu ja "ohjehintaiset" laitteet ei ole yleensä menestynyt urakkakilpailuissa tarjous on laadittava kerralla oikein, sillä toista tarjouskierrosta ei nykyään enää yleensä järjestetä missään hankinnoissa eikä sellaiselle välttämättä pääsisi jos 1. tarjous on hintava tarjouspyynnön epäselvyydet pitää selvittää tilaajalta jottei niistä tule riskiä tarjoajalle Onko suunnittelija puolueellinen ? ei ole kilpailuissa huonosti menestyneiden taholta saattoi "takavuosina" tulla kritiikkiä siitä, että tilaaja ja suunnittelijat ovat olleet puolueellisia - ajatus on kuitenkin aivan väärä - vika tai syy tappioon on aina laaditussa tarjouksessa - siitä voi varmistua itse julkisissa hankinnoissa, joissa voi pyytää toisten tarjoukset nähtäviksi suunnittelija on puolueeton : esim. Av-Sectorin suunnittelukohteiden hankinnoista on aina päättänyt tilaaja ja toimitukset ovat jakautuneet eri toimittajille, joita ovat olleet mm. Audiotron Oy Ltd AV-Expertit Oy AV-Systems Oy Bergent Oy Electrosonic-Lightinen Oy Hedcom Oy Helsingin Puhelin Oy IDCF Oy Jutel Oy Kuva-Kulma Kulmala ja Peltonen Oy (nyk. Avack Oy) Soundata Oy Studiotec Oy Sähkötaso Esitysteknikka Tecline Oy Visusek Oy Xenex Oy Av-Sector on riippumaton eivätkä sen työntekijät tai sen taustalla olevat henkilöt ole osakkaana tai muutenkaan mukana em. yrityksissä tai vastaavissa eivätkä missään sidoksissa niihin Av-Sector ei itse toimita mitään laitteita, asennus- tai huoltopalvelua tms. vaan on suunnittelu- ja konsultointitoimisto	Pitääkö tarjota vain suunnitelmien esimerkkityyppejä ? esimerkkityyppejä ei saa käyttää julkisissa hankinnoissa kuin käytännössä erittäin poikkeuksellisissa tilanteissa, yksityisissä tarjouspyynnöissä ne ovat ok esimerkkityyppejä ei tarvitse tarjota, ellei "pakollisuudesta" ole jonkun yksittäisen laitteen kohdalla erityinen maininta (että tilaaja haluaa juuri tämän tyypin esim. käytössä olevan kaluston standardointimielessä) esimerkkityypit selventävät laatu- tai hintaluokkaa, jonka mukaista tuotetta pyydetään tarjoamaan, mainitseminen helpottaa tarjouksen laatimista tarjouksen laatija voi lisätä ainakin optioihin tietoja tuotteista, joita pitää laatutasoltaan tai hinnan suhteen sopivampina kuin suunnitelman mukaisia esimerkkityyppejä tarjouksen tekijän pitää tarjota sellaisia ongelmattomiksi tunnettuja tuotteita, joita on mahdollisimman varmasti saatavilla toteutusajankohtana, kohtuulliseen hintaan sekä jotka ovat tarjottuun kokonaisuuteen hyvin sopivia Voiko suunnitelmien ratkaisuista poiketa ? johtava ajatus on, että pitää tarjota tarjouspyynnön mukaan, julkisten hankintojen kohdalla tästäkin asiasta mainitaan hankintalaissa tarjousvaiheessa on pitäydyttävä suunnitelman mukaisissa ratkaisuissa - muuten uhkaa toteaminen tarjouspyynnöstä poikkeavaksi, mikä johtaa hylkäämiseen oleellisten poikkeamien vuoksi tarjousten vertailu saattaa käydä hankalaksi tai mahdottomaksi ja se pudota pois kilpailusta - tilaajahan on ilmoittanut ettei se välttämättä hyväksy tarjouspyynnöstä poikkeavaa tarjousta tilaaja haluaa mahdollisimman hyvän toteutuksen mahdollisimman edullisesti - tähän voidaan päästä myös toimittajan ideoimin poikkeavin ratkaisuin, joiden on oltava edullisia ja hyviä menestyäkseen - poikkeavia ratkaisuja voi ehdottaa tarjouksen optioissa ja ennen toteutusta hankintaneuvotteluissa Mitä kilpailun hävinnyt kritisoi ? nykyisin hävinnyt tyytyy rauhallisena tilaajan ratkaisuun - varsinkin, jos tehdyistä päätöksistä on informoitu tarjoajia asianmukaisella perustelut sisältävällä tavalla joskus suunnittelijaan ja tilaajaan kohdistuu kritisointia "väärästä valinnasta" mikä on turhaa - pitäisi miettiä miten omaa tarjousta voisi kehittää ja toimintaa tehostaa joskus suunnittelijoiden väitetään suosivan jotakin tiettyä toimittajaa, mutta kukaan ei kuitenkaan osaa sanoa miksi he tekisivät sen ja miten se olisi käytännössä mahdollista, jos sitä yritettäisiin ? jupinaa on esiintynyt aina - milloin kukakin on sen kohteena - ehkä kuitenkin kannattaisi enemmän verrata omaa toimintaa ja aktiivisuutta kauppoja saaneitten toimintaan
Onnistuiko kaikki ?
virheitä voi tulla kaikille osapuolille, mutta ne korjataan ja niistä otetaan opiksi ja yhteistyöllä asiat selviävät - täysin ongelmaton suunnitelma, tarjous ja toteutus ovat harvinaisia usein asiat voidaan ratkaista useammalla eri tavalla onnistuneesti - harvaan asiaan on vain yksi ainoa oikea ratkaisu valmiin toteutuksen kritisointi on helppoa - varsinkin jos ei tunne ratkaisuiden taustaa, tehtyjä pakollisia kompromisseja tai ei ole ilmaissut näkemyksiään silloin, kun niitä on kysytty	kustannustaso, lähtökohdat, tavoitteet ja eri vaihtoehtojen painoarvot vaihtelevat - valittava ratkaisu syntyy aina milloin minkäkinlaisten reunaehtojen puristuksessa projekteissa on mukana monia suunnittelijoita, urakoitsijoita ja käyttäjien edustajia - itse työ on monimutkaista ja -vaiheista - ei ole siis yllätys, jos tiedonkulun katkoksia tai ongelmakohtia syntyy suunnittelu ja toteuttaminen niihin liittyvine päätöksineen ovat ryhmätyötä ja ratkaisut usein kompromissejä 9.2007



Varmista av-hankintojen onnistuminen - tilaa suunnitelmat Av-Sectorilta
	Av-Sector Oy, PL 111 (Lohikoskentie 18) 40101 Jyväskylä p: 0207 498 570 Copyright (c) 1995-2007 by Av-Sector Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. All rights reserved.	etusivu ilmoita virhe tai esitä toivomus, kiitos!