Av-Sector Oy, av-suunnittelu ja konsultointi, suunnitelman sisältö

AV-SUUNNITTELU JA -SUUNNITELMA SEKÄ TARJOUSPYYNNÖN LAADINTA
Av-suunnittelun osa-alueet Suunnittelun perustyöt
tarvekartoitus ja ratkaisujen ideointi jo tehtyihin suunnitelmiin ja/tai nykyisiin olosuhteisiin ja/tai varusteluun tutustuminen av-toimintojen perussuunnittelu kustannusarvio av-ratkaisujen vaikutukset muihin suunnittelualueisiin - suunnittelu ja muiden suunnittelijoiden informointi, esim. laitesijoittelu, sähköistys, johtoreitit, kalustus, valaistus jne. kaapeliluettelot ja pistetiedot Av-suunnitelman laadinta av-laitteiston tekninen suunnittelu hankinta-asiakirjojen ja tarjouspyynnön laadinta kilpailutukseen liittyvät tehtävät Hankintaan ja toteutukseen liittyvät tehtävät tarjousten käsittely ja hankintaan liittyvät neuvottelut toteutuksen valvonta vastaanottotarkastus jälkitarkastus	Suunnittelun laajuus vaihtelee kohteittain. Yleensä av-suunnittelun painopiste on kahdessa ensimmäisessä osa-alueessa, mutta myös kolmas alue on tärkeä. Ensimmäinen vaihe on useimmiten av-suunnittelun kiireisin vaihe. Kohteiden muut suunnittelijat odottavat saavansa selkeät tiedot siitä mitä av-ratkaisut vaikuttavat heidän suunnittelualueellaan. Toinen vaihe eli varsinaisen av-suunnitelman laatiminen on valmistuessaan suunnittelutyön näkyvin osa. Av-Sectorin av-suunnitelmat ovat sisällöltään havainnollisia. Av-toiminnan tarpeet esitetään suunnitelmassa selkeästi, jotta kaikki osapuolet - niin tilaaja kuin tarjousta laativa urakoitsija - saavat oikeat tiedot. Yksityiskohtainen suunnitelma oheistietoineen hyödyttää myös kohteen muita suunnittelijoita ja tilojen tulevia käyttäjiä. Av-toimituksen tarjouksen onnistunut laatiminen edellyttää huolellisesti laadittua tarjouspyyntöaineistoa.
Av-suunnittelijan vastuualue (periaatteellinen jaottelu, vastuualueet vaihtelevat kohteittain)
laitteiden sijoittelu, av-laitetilat ja laitteiden vaatimat kalusteratkaisut perinteiset av-toiminnot - piirtoheitin, taulut, valkokangas, diaprojisointi, kuvakoot ja heijastuspintojen tyypit kuvaprojisointi - atk- ja videokatselu äänentoisto - ohjelmat ja puhe	tilan käyttöliittymä - av-ohjain, painikkeistot av-laitteiden ja av-toiminnan tarvitsema kaapelointi, pistorasiat ja liityntä rakennuksen järjestelmiin erikoisratkaisut, esim. näyttämötekninen valaistusjärjestelmä, ripustukset
Av-suunnittelija tukee muita suunnittelijoita mm. seuraavilla osa-alueilla
luennoitsijan kalusteet, neuvottelupöydät, tilan väritys, verhot, akustoinnin tarve yleisvalaistus, valoryhmitys, valaistustilanteet, kohdevalaistus, liitynnät verkostoihin, lattiarasiat, johtoreittitarpeet, huoltoluukut ja vastaavat hoitosillat, näyttämömekaniikka av-tilan valojen yms. käyttöliittymän yhdistäminen av-ohjauksiin ilmastointi, lämpökuorma	arkkitehti sähkösuunnittelija sisustussuunnittelija akustikko lvi-suunnittelija rakennesuunnittelija
Erilaisia av-suunnitelmia Av-suunnitelmat voidaan jakaa vaikkapa seuraaviin tyyppeihin Perinteinen
suppea ja hatara, ehkä vain yksi tai enintään muutama A4-sivu ehkä jonkun laitetoimittajan avustuksella tehty tai jostakin muusta materiaalista sovellettu äärimmilleen tiivistetty lyhyt laiteluettelo, ehkä periaatteellinen lohkokaavio kilpailuttamisasioita ei hallita - esim. asiallisten laatuvaatimusten sijasta on saatettu mainita joitakin laitetyyppejä julkisissakin hankinnoissa vaikka se on ollut niissä kiellettyä jo vuosikaudet aineisto tarjoajan kannalta liian epämääräinen ja tarjoaminen tarkoittaa riskien ottamista Pelkistetty	tällaisen perusteella saatavat tarjoukset eivät välttämättä ole vertailukelpoisia ei kustannustietoa suunnitteluvaiheen aikana ei tukea muihin suunnittelualueisiin, ei kannanottoa kohdetilan toimivuuteen ei työselitystä, hankinta-asiakirjoja, tarjouspyyntöä, laatuvaatimuksia, kaupallista tukea eikä työn valvontaa tekijän asiantuntemus ja kokemus av-hankkeista saattaa olla vähäinen vaikka itse av-laitteista jotakin tiedettäisiinkin laitetoimittajien avun varassa tapahtuvassa suunnittelussa puolueettomuus ja yleispätevyys kyseenalainen
yleensä esim. sähkösuunnittelijan tai laitetoimittajan laatima, harvemmin av-suunnittelijan tekemä suunnitelma lyhyt laiteluettelo esimerkkityypein, ei perusteluita eikä järjestelmän toiminnan kuvausta - mahdollisesti lohkokaavio (yleispätevä) työselitys ilman av-toimitukseen liittyviä välttämättömiä määrityksiä ylimalkaiset hankinta-asiakirjat, kaupalliset seikat ja kilpailuttaminen heikosti huomioitu Hyvätasoinen	ei tukea muihin suunnittelualueisiin, ei kannanottoa kohdetilan toimivuuteen kaupallinen tuki ja työn valvonta ovat mahdottomia hoitaa, jos suunnittelija on laitetoimittaja ei tarkempaa kustannustietoa suunnitteluvaiheen aikana tekijät usein joko sivutoimisia tai melko vähäisen tai yksipuolisen asiantuntemuksen ja kokemuksen omaavia hankkeen onnistuminen jää pitkälti pelkästään onnistuneen toimittajavalinnan varaan - vastuullinen toimittaja pelastaa sen mitä on pelastettavissa
täyttää kilpailuttamiseen liittyvät tämän päivän vaatimukset erikoistuneen av-suunnittelijan laatima av-suunnitelmassa järjestelmien kuvaus, laitteiden esimerkkityypit ja tekniset vaatimukset sekä lohkokaaviot järjestelmittäin kustannustietoisuus suunnitteluprosessin aikana av-toiminnan vaatimuksien laajempi arviointi ja käsittely ja tuki muille suunnittelijoille, esim. kalusteet, laitesijoittelu, sähköistys ja valaistus ym. tilan käyttöliittymän kokonaisvaltaisempi suunnittelu	av-toimituksen erityispiirteet huomioiva työselitys yksityiskohtaiset hankinta-asiakirjat, lomakkeet sähköisessä muodossa urakoitsijoille kilpailuttamisasiat hallinnassa - tarjousten vertailu, urakkaneuvottelut ja myös työn valvonta kuuluvat suunnittelijalle päätoimisilla suunnittelijoilla paras mahdollinen asiantuntemus ja kokemus suunnittelu puolueetonta ja laitetoimittajista riippumatonta
Av-suunnittelun vaiheet
Tutustuminen ja tarvekartoitus Av-hankkeen alkuvaiheessa suunnittelija perehtyy kohteeseen, mahdollisesti jo tehtyihin suunnitelmiin, laitteistoon ja tilaajan/käyttäjien tarpeisiin. Laajemmissa kohteissa voidaan tehdä erillinen tarvekartoitus. Perustyön pohjalta laaditaan alustava kustannusarvio jatkosuunnittelun pohjaksi.	Perussuunnittelu ja muiden osapuolien informointi Hyväksyttyjen lähtökohtien perusteella laaditaan alustava suunnitelma, jonka pohjalta muiden suunnittelijoiden tarvitsemat lähtökohtatiedot voidaan antaa. Arkkitehti, sähkö- ja ilmastointisuunnittelija saavat selkeää tietoa siitä mitä av-tekniset ratkaisut ja av-toiminta vaikuttavat heidän suunnitelmiinsa. Av-suunnittelija toimittaa sähköistystä, valaistusta, tilankäyttöä ja kalusteita koskevat tiedot muistioissa, luonnospiirroksissa ja/tai täydentämällä alkuperäispiirustuksia.
Av-laitteiston tekninen suunnittelu Av-ratkaisut esitellään av-suunnitelmassa. Av-Sectorin suunnitelma sisältää laitteiston toimintakuvauksen laitejärjestelmittäin. Se sisältää myös tiedot soveltuvista laitetyypeistä (esimerkein), laitesijoittelusta, sähköistyksestä ja valaistuksesta av-toiminnan kannalta selvitettyinä. Av-Sectorin suunnitelmaan sisältyvät laitteiston lohkokaaviot, erilaiset havainnepiirrokset ja av-ohjausjärjestelmän toimintokaaviot sekä useimmiten myös luentokalusteiden havainnekuvat. Suunnitelmien sisällön laajuus vaihtelee kohteen mukaan.	Hankinta-asiakirjat ja tarjouspyynnön laadinta Av-hankinnan onnistumisen kannalta on oleellisen tärkeää millaisin asiakirjoin tarjouksia pyydetään. Laatumäärittelyiden on oltava asianmukaiset. Tarjousten käsittelyn lähtökohtana on niiden vertailukelpoisuus. Monivuotinen kokemus on osoittanut, että ne eivät aina ole vertailukelpoisia. Av-Sectorin suunnitelmiin liittyvä av-työselitys, tarjouspyyntölomake, tarjouksen laadintaohjeet ja yksikköhintaluettelo mahdollistavat hyvien tarjousten saamisen. Aineistoon liittyy myös urakoitsijaluettelo (suositus tähän urakkaan soveltuvista toimittajista). Urakoitsija saa yksikköhintaluettelon ja tarjouslomakkeen sähköisessä muodossa.
Tarjousten käsittely ja hankintaan liittyvät neuvottelut Saadut tarjoukset vertaillaan yksityiskohtaisesti sekä hintojen, että teknisten ominaisuuksien suhteen. Poikkeamat, virheet ja tarjousten oleelliset erot selvitetään. Tilaaja ratkaisee toimituksen lopullisen sisällön ja mahdollisesti hankittavat optiot. Urakkaneuvotteluissa käydään käytännön tasolla läpi toimituksen sisältö, toimitusehdot ja -aika, maksuehdot ja -erät. Tarjoukset käsitellään luottamuksellisesti ja puolueettomasti av-suunnittelijan valvoessa tilaajan etua. Tilaaja valitsee toimittajan urakkaneuvottelujen perusteella. Toimittajan valintaprosessi ja tilaukseen liittyvät menettelyt vaihtelevat kohteittain	Toteutuksen valvonta Av-suunnittelija valvoo av-laitteiston toteutusta ja on urakoitsijan tukena ratkottaessa asennuksien yksityiskohtia. Av-suunnittelija valvoo työn laatua asennus-, käyttöönotto- ja vastaanottotarkastuksissa sekä takuutarkastuksessa.
Av-suunnittelun tarjouspyynnön laatiminen Tarjouspyyntöä laadittaessa oli hyvä huomioida seuraavat seikat
tehtävän laajuuden määrittely kohteen ja tilaajan yleiset tiedot mihin tiloihin suunnittelu kohdistuu (tilaohjelman ko. kohdat, tilojen koko ja lukumäärä tyypeittäin yksiselitteisesti) kohdetilojen luokittelu tai tyypillisten käyttötarkoituksien määrittely ja vaatimustason määrittely tms. tarvitaanko harvinaisempia av-järjestelmiä kuten esim. keskustelumikrofonijärjestelmä, tulkkauslaitteet, näyttämövalaistusjärjestelmä, informaatiojärjestelmä jne. kohdetta esittelevä materiaali piirustukset tai jos näitä ei ole niin arvioitu pinta-ala, mitat, paikkamäärä yms. saneerauskohteessa nykyisten tilojen piirustukset ja mahdollisesti valokuvia tilasta suunnittelijan valintakriteerit tarjoajien kelpoisuusvaatimukset ja tarjouksen valintaperusteet yksilöityinä painoarvoineen	tilaajan / käyttäjien vaatimukset näkemys tilalta ja laitteilta vaadittavista ominaisuuksista sekä muista tiloille asetettavista vaatimuksista pääpiirteittäinen luettelo tilaajalla jo olevasta ja tähän tilaan asennettavasta varustelusta (jos vanhaa kalustoa on) muut suunnittelijat ja osapuolet minkä muiden alojen suunnittelijat ovat / tulevat mukaan tähän projektiin suunnittelijoiden välisten vastuualueiden määrittely tarvittaessa aikataulu ja kokoukset kohteen toteutusaikataulu sopimuksen kestoaika, suunnittelun aikataulu oleellisine kiinnekohtineen, pyydettävät optiot vaadittu kokousten ja työmaakäyntien lukumäärä
Suunnitelmalta vaadittavat seikat
mitä teknisiä vaatimuksia suunnittelulle asetetaan esim. tietojen luovutus sähköisessä muodossa ja käytettävät ohjelmistot mitä asiakirjoja suunnitelmaan on sisällyttävä, esim. kustannusarvio av-työselitys av-suunnitelma kaaviot, laitesijoittelupiirustukset ja kalusteiden periaatepiirustukset, käyttöliittymä kaapeliluettelot ja pistetiedot tarjouslomake, yksikköhintaluettelo (paperilla ja sähköisesti) muut asiakirjat, kuten piirustusluettelo	toivotut menettelytavat tarjous- ja yksikköhintalomakkeet sähköisessä muodossa miten tarjousten vertailusta on raportoitava tilaajalle hankintasopimuksen laatiminen valvonta ja vastaanotto sekä jälkitarkastus, pöytäkirjat toimittajan laskujen tarkastus, jos sitä edellytetään
Yhteystiedot ja tarjouksen jättäminen
tilaajan ja muiden suunnittelijoiden yhteystiedot miten suunnittelutarjous toivotaan hinnoiteltavan, esim. tarvitaanko hinnan erittely työvaiheiden mukaan tunti- tai päivähinnoittelu, kokonaishinta matkakulujen sisältyminen / veloitusperusteet maksuerät, maksuehdot noudatettavat sopimusehdot	miten erilliskustannukset käsitellään, esim. kopiolaitoskulut mitä suunnittelutarjouksen on liitettävä hinnoitteluperusteet referenssiluettelo mallisuunnitelma (palautetaan tarjousten käsittelyn jälkeen) ennakkoperintärekisteriote tarjouksen jättöaika ja -paikka, jättötapa, laadintakieli
	9.2007



Varmista av-hankintojen onnistuminen - tilaa suunnitelmat Av-Sectorilta
	Av-Sector Oy, PL 111 (Lohikoskentie 18) 40101 Jyväskylä p: 0207 498 570 Copyright (c) 1995-2007 by Av-Sector Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. All rights reserved.	Paluu etusivulle